مزايا التوثيق الالكتروني ولماذا يكرهه ويحاربه البعض

بقلم:

الكثير من دول العالم تعيش في العصر الرقمي، ويتوقع مستخدمو تكنولوجيا المعلومات والاتصالات اليوم أن يكونوا قادرين على الوصول إلى أي بيانات أو معلومات أو محتوى أو نماذج أو تسجيل من أي جهاز في أي مكان وفي أي وقت، ومع ذلك فالعديد من الجهات بالعالم النامى عالقة بشكل دائم في العصور ما قبل الرقمنة، معتمدة على الوثائق الورقية العتيقة ودواليب وارفف وخزانات الملفات المادية لحفظ الوثائق الورقية.

التوثيق جزء أساسى لاى عمل ونشاط، فهو   يختص “بحفظ الأحداث التاريخية والمعلومات بمختلف أنواعها وأشكالها ونقلها من الماضي إلى الحاضر ثم إلى المستقبل، وإلى الأشخاص الذين يمكنهم الاستفادة منها، وينطبق هذا على التناقل الشفاهي للمعلومات و المعارف والمهارات .

التوثيق علم السيطرة على المعلومات التي يمكن أن تتضمن الوثيقة والكتاب والصورة والتسجيلات الصوتية والفيديوية والنصوص الإلكترونية والرقمية والعمليات الفنية التقليدية كالتجميع والاختزان والفهرسة والتصنيف”.

والتوثيق له عدة أشكال ومحتوى فمنه:

  • التوثيق الشفهى، وخاصة الذى يتم عن طريق العين والاذن وتحتفظ به ذاكرة الانسان.
  • التوثيق الورقى من نصوص ورسومات واشكال وصور.
  • التوثيق السمعى على وسائط إلكترونية، كالاشرطة المعناطيسية والاقراص المدمجة.
  • التوثيق المرئى على أشرطة فيديو وسينمائية وأقراص مدمجة.
  • التوثيق عن طريق مواقع ومحتوى الانترنت.
  • التوثيق بالحاسوب وهو أساس التوثيق الالكترونى الرقمى الحديث.

من بين مزايا التوثيق الالكترونى وأهميته:

أولا: التوثيق هو الركيزة الحقيقة التي يعتمد عليها من لهم علاقة في البحث والتقصى عن الحقيقة.

ثانيا: التوثيق ذاكرة مضيئة يقظة لا يدركها النسيان بمرور الزمن.

ثالثا: التوثيق حلقة وصل متينة تصل الحاضر بالماضى فيمكن معرفة ما تم فى الماضى وكشفه.

رابعا: شاهد حي على عمل ونشاط الأفراد والجماعات والمنظمات والحكومات والدول.

خامسا: بالتوثيق يعرف مدى التطور الذي حصل في المجتمع في جميع مناحى حركته في فترة زمنية محددة.

سادسا: التوثيق هو المستند الصحيح المُحكم المؤكد الذى يؤخذ به على وجه الدقة والصحة والواقع والحقيقة كما كانت وكما هي.

سابعا: يسهل تنفيذ الأنشطة الشبيهة وينبه إلى أهمية الأمر ويركز عليه لأنه يوفر المعلومات المناسبة للمستفيد منه فتتكون عنده سرعة الإحاطة بالمعلومات لتقديمها بأكثر الأشكال ملاءمة  .

ثامنا: التوثيق يكشف الاخطاء والتجاوزات والتلاعب والسرقات واصحاب النفوس الضعيفة.

تاسعا: التوثيق يساعد على التقييم ومعرفة إجابيات وسلبيات الماضى.

عاشرا: يساهم في التحول من المحتوى الورقى الى المحتوى الرقمى.

حادي عشر: يسهل عمليات الاطلاع والبحث والمراجعة والمتابعة بكل السرعة والانية.

ثاني عشر: يساهم في امداد الادارة بالبيانات والمعلومات بما يساعدها في الوصول الى القرارات السليمة.

ثالث عشر: يساهم في تقليل الورق ويخفض التكاليف.

رابع عشر: بالاستفادة من الانترنت والحوسبة السحابية بالامكان الاستفادة من الوثائق الالكترونية في اى وقت وفى اى مكان.

خامس عشر: النسخ الاحتياطية يستفاد منها في حالات الطوارى والكوارث الطبيعية والحروب وما الى ذلك.

بمعرفة ذلك والمزيد يكون التوثيق الالكترونى من بين اساسيات عمل ونشاط اى جهة حكومية او عامة او خاصة.

من المعروف ان العنصر البشري هو مفتاح النجاح وهو أيضا مفتاح الفشل وان جاهل الشئ عدوه، وبالتالى هذه مجموعة من النقاط التى يتوجب الامر على من يهتم ويكون التوثيق الالكترونى من اساسيات عمل جهته، وذلك باخذها باهتمام ووضع بدائل الحلول للتغلب عليها، ليكون التوثيق الالكترونى دعما للشفافية ومجابهة التلاعب ووضع العراقيل والأسباب والمشاكل والمبررات والبراهين التى تعترض التوثيق الالكترونى، والتعرف على نقاط الضعف بالجهة:

  • انعدام الثقة في كل ما هو عصرى ورقمى.
  • التوثيق بالطرق التقليدية لا غبار علية وليست هناك حاجة للتوثيق الالكترونى.
  • الاعتقاد بأن التوثيق الالكترونى يصعب العمل به ومكلف.
  • الخوف من الفشل الشخصي أو المؤسسي.
  • الفشل او الضعف في توفير التوضيح والتوعية والدعم والتدريب ومشاركة الجميع للتوثيق.

مما يعنى الحذر كل الحذر من هذه الأسباب، وفيما بعد بعضا من النماذج البشرية المقاومة والمعادية للتكنولوجيا وبالتالى للتوثيق الالكترونى:

فالاول ذلك الانسان الجاهل والفاقد لكل مقومات المعرفة والثقافة، فهذا الانسان هو الاخطر والذى يصعب التعامل معه او تنويره او توعيته فما بالك بتعليمه وتثقيفة.

والثانى المتعلم بمستويات تعليمية مختلفة ولكن أمية الحاسوب والتكنولوجيا متعششه فيه، ويتعالى على التعلم والتدريب فى مجالات التكنولوجيا وخاصة الحاسوب الذى يتقنه الشباب والنشء الجديد ويرى من العيب والنقص ان  يتولى تعليمه وتدريبه من هم اقل منه شهادة واصغر منه سنا.

والثالث المسؤول الذى يرى فى التكنولوجيا الحديثة هدرا للموارد المالية وإقتناعه الشخصى بان لا فائدة ملموسة يمكن حصرها وعدها من إدخال التكنولوجيا فى العمل وان العمل قائم ومستمر منذ سنوات وكل شئ على ما يرام.

والرابع من يجلس على كرسى وتمتع بمزاياه لسنوات او يتمسك بوظيفته او عمله ويرى ان إدخال التكنولوجيا سينتج عنها الاستغناء عنه او تحويله للتدريب او مكان اخر.

والخامس صاحب العقل الخامل والغائب عن كل جديد والمبتعد عن الاطلاع وكل ما لديه هو حصيلة ما تعلمه اثناء دراسته وعلى قناعة بان كل يوم هو تكرار لما سبقه.

والسادس من مر بتجربة فاشلة لاى سبب او نال عقابا او تكبد خسائر فبدلا من تكون تلك التجربة من العوامل المحفزة للتغلب على السلبيات والاصرار على الاستمرار ووجود الامل مصاحبا له، ولكن الامر عكس ذلك وخاصة اذا لم يجد التشجيع والمساندة.

والسابع هو الفالح الذي يعرف من أين تؤكل الكتف فهو يجلس على كرسي ويتمتع بمزاياه لسنوات ومتشبث بالوظيفة ويخاف أن يتم استبداله بآخر أكثر منه كفاءة ولذلك فهو يتظاهر بأنه من أكثر مؤيدي التكنولوجيا وأكثر حماسا من الجميع ولا يوجد من يحب التكنولوجيا أكثر منه، بل يحاول أن يفتي في امور التكنولوجيا التي يجهلها كل الجهل ولا يستحي أن يظهر جهله.

والثامن الشباب الذين يضيعون وقتهم فى اللعب والنوم ويصابون بالكسل والضجر عندما يتم الحديث حول التكنولوجيا ويرسبون او يعيدون المواد ذات العلاقة بالتكنولوجيا واولياء امورهم لا علم لهم بذلك.

م. أحمد المجدوب

الكاتب:

عدد المقالات المنشورة: 12.