العوامل الرئيسية للنظم التكنولوجية الحديثة لإدارة المستندات

توفر تلك النظم المستند بعدة طرق سواء بتجهيزات الجهة أو عن طريق الحوسبة والتخزين السحابي [إنترنت]
من المعروف ان عدد المستندات الورقية من  الملاحظات والمذكرات والمراسلات والفاكسات والتقارير والمقترحات والنسخ والعروض والبريد الالكترونى وما إلى ذلك، والتى يتم انتاجها من قبل الجهات يوميا، فهى تصل الى المئات او الالاف اوعشرات الالوف وفقا لحجم ونوعية الجهة، وهذا يعنى فى غياب اى شكل من أشكال نظام إدارة المستندات الإلكترونية أو الرقمية، فسيكون لدى الجهة مع مرور الوقت اطنان من الملفات الورقية وربما تنفد خزانات حفظ الملفات دون استكمال تخزينها، وتاتى المشاكل العديدة والتى منها صعوبة وفى بعض الاحيان استحالة البحث واستخراج مستند قديم، ومشاكل الرطوبة والحرائق والتمزق وما الى ذلك.

دخلت نظم ادارة المستندات من برمجيات وتجهيزات فنية ومادية (DMS) للعمل على حل العديد من تلك المشاكل وتوفير طريقة تلقائية للتنظيم، فمن إلتقاط المستند الى الكتابة ووضع العلامات والموافقة والتخزين والوصول وإكمال المهام التي تنطوي على ملفات ومستندات الاعمال، كما توفر تلك النظم المستند بعدة طرق سواء بتجهيزات الجهة او عن طريق الحوسبة والتخزين السحابى كمستودع آمن مركزيا عبر الإنترنت لكل انواع المستندات الالكترونية، حيث يمكن البحث عن المستندات واستعادتها ومشاركتها مع الآخرين بسهولة، كل ذلك يترجم إلى الكفاءة والإنتاجية والسلامة والتوفير، مع المساهمة فى الاصحاح البيئ.

فيما بعد مجموعة من الخيارات الرئيسية عند التوجة لادخال النظم التكنولوجية الحديثة للادارة المستندات بالجهة:

  1. الأمان: أحد الجوانب الهامة والتى تتمثل فى القدرة على التحكم في الوصول وتعيين الصلاحيات للمستندات والملفات داخل النظام، وكيفية المشاركة فيها بشكل آمن بداخل الجهة وخارجها يعد هذا من الاوامر المهمة، وجانب آخر هو مستوى الأمان لحماية البيانات والمعلومات الخاصة بالجهة حيث يتم تخزينها.
  2. المسح الضوئي: البحث عن نظام يسمح بمسح كميات كبيرة من انواع مختلفة من المستندات مع ميزات الفهرسة وطرق مختلفة للبحث، وخاصية التعرف الضوئي على الحروف (OCR).
  3. البحث: من المهم التأكد من أنه بغض النظر عن كيفية قيام النظم بتنظيم ملفات الجهة، فإن إمكانات البحث تسمح بالبحث عن الكلمات الرئيسية بالنص الكامل داخل الملفات والمستندات (وليس فقط حسب العنوان).
  4. الوصول والتحرير والمراقبة: ما مدى إحتياجات أعمال الجهة الى نطاق واسع لإنشاء المستندات وتغييرها والوصول إليها.
  5. عند مراجعة نظم ادارة المستندات يتوجب الامر النظر الى:
  • إعداد الوصول إلى المستندات والملفات.
  • مشاركة او وتحرير الملفات، أي هل هناك تسجيل وصول / خروج؟ وهل يمكن لعدة مستخدمين من العمل فى آن واحد؟
  • المراقبة والتتبع، على سبيل المثال هل يمكن رؤية من شاهد المستند؟ وهل يتم الحصول على سجل نشاط / تدقيق؟ وهل يمكن تعيين التنبيهات؟
  • التحكم في الإصدار، أي يمكن مشاهدة سجل الإصدارات وكيف تضمن النظم عمل الإصدار الأحدث، وهل يمكن الوصول إلى الإصدارات السابقة؟
  • الإنشاء والتجميع والأرشفة، بمعنى ما هي الميزات الموجودة طوال مدة إنشاء المستند من خلال الأرشفة؟
  1. التعاون: ما هو مقدار التعاون الداخلي والخارجي الذي يتم الاحتياج له للتمكين؟ على الرغم من أن التحكم في الإصدار والتحرير والتوقيع الإلكتروني قد تكون من الميزات الاساسية لهذه النظم، فإن بعض النظم تتضمن مهام سير العمل والتأليف المشترك وإدارة المهام والتنبيهات والرسائل والمزيد.
  2. سهولة الاستخدام: التأكد من أن الأدوات والواجهة سهلة الاستخدام وبديهية، بحيث يمكن للعاملين بالحهة استخدامها بسهولة.
  3. التوافق: إمكانية النظام من العمل على الاجهزة الالكنرونية والرقمية بالجهة مثل هواتف ذكية وحواسيب لوحية وماسحات ضوئية وطابعات مختلفة.
  4. التكامل: إمكانيات تكامل النظم مع نظم الجهة الاخرى، كنظم تخطيط موارد المؤسسة والتخزين السحابى او نظم إدارة المحتوى.
  5. الدعم: كما هو الحال مع أي خدمة للبيع، يتطلب الامر التأكد من فهم خيارات تقديم الدعم والكيفية، بما في ذلك الحضور الشخصى او بالبريد الإلكتروني او بالتواصل عبر الإنترنت او بالهاتف.
  6. التخزين السحابى: مع هذه الخدمة تكون المستندات في سحابة البائع، وهي جاهزة للدخول عليها عن طريق الانترنت فى اى وقت واى مكان، وبالتالى معرفة امكانيات البائع للنظم ونوعية الخدمات ومستويات التخزين والتحديثات والاسعار.
  7. التدريب: احد البنود الرئيسية وخاصة لتلك النظم التى لا يوجد بالحهة من عمل عليها او قام بادارتها، وبالتالى اهمية وضوح التدريب وتفاصيله ومدده واماكن تنفيذه، وما الى ذلك
  8. الاسعار: يختلف سعر النظم حسب البائع والخدمة، وبالتالى اهمية المعرفة الدقيقة لكل بند اسعار وما هى الاسعار المخفية واسعار الاضافات واى تحديث وفى حالة الاختلاف كيفية الوصول الى الانسب للجميع.
أخبار ذات صلة
الرئيس الأمريكي يُطالب شركة آبل العملاقة بمغادرة الصين!