كما تم في الاجتماع التطرق إلى آخر الإستعدادات من حيث اعداد المطويات والملصقات التي توضح محاور المؤتمر والعمل على تجهيز وتحديث الموقع الالكتروني الخاص بالملتقى إضافة إلى مناقشة الآلية التي سيتم بها استلام الملخصات والورقات العلمية والتي تم الاتفاق فيها على تحديد المواعيد النهائية لاستلامها .

وأوضح رئيس لجنة الإعداد للملتقى مسعود العوامي و رئيس الجنة العلمية الدكتور نوري فلو أنه من خلال هذا الملتقى تطمح المؤسسة إلى تأسيس معرض فني حديث ومتخصص يخدم تنمية وتطوير قطاع النفط والغاز والشركات العاملة به، ويكون له دور بارز في قيادة صناعة المعارض والمؤتمرات بليبيا عبر خدمات مميزة وراقية ونقل المعرفة المتنامية في هذه الصناعة الدولية إلى داخل ليبيا.