م. أحمد المجدوب
السطور التالية حول البريد الالكترونى الرسمى بالجهات العامة او الخاصة اى انه لا يتعلق بالبريد الالكترونى الشخصى.
هذا النوع من البريد قد يكون مبرمج ومعد خصيصا للجهة او قد يكون من النوع المجانى وخاصة بتلك الجهات التى لا ترغب في تحمل تكاليف البريد الالكترونى الخاص بها، مع انه اليوم تتوفر العديد من الخيارات منخفضة التكلفة.
لقد أحدث البريد الإلكتروني ثورة في كيفية التواصل بين الافراد والجهات، حيث يمكن إرسال الرسائل إلى أي شخص او جهة لديه او لديها عنوان بريد إلكتروني صالح في أي مكان في العالم، وهذا يسمح بالانصال وتبادل المعلومات والتعاون بشكل أوثق وفى اى وقت.
يتطلب استعمال البريد الالكترونى القليل من التدريب للعاملين بالجهة، مع إتباع شروط واجراءات العمل به والحدود المقررة من الجهة حتى يمكن الحد من إساءة استخدام طريقة الاتصال هذه.
البريد الالكترونى مقارنة بالبريد العادى فهو فعال من حيث التكلفة لمعظم الأنشطة المختلفة، وخاصة في سرعة الوصول وعدم الضياع.
تظهر إيجابيات الاتصالات عبر البريد الإلكتروني في مجال الأعمال على أنها طريقة إيجابية عادة لنقل المعلومات، وهناك فرصة جيدة لزيادة مستويات وتحسن الإنتاجية في الجهة.
فيما بعد بعض النقاط الاساسية حول مزايا وعيوب البريد الإلكتروني في الجهات العامة والخاصة والتى يتوجب الامر اخذها في الاعتبار حول هذا النوع من التكنولوجيا:
أولا: المزايا
- يمكن اشراك وارسال البريد الالكترونى لعدة افراد او جهات في نفس الوقت، ويمكن أن يكون البريد الإلكتروني بمثابة مكالمة جماعية، ويمكن تضمين عناوين بريد إلكتروني متعددة، وإرسال نسخ إلى عدة أشخاص او جهات اذا دعت الحاجة إلى ذلك، وبالتالى فهو طريقة سهلة للتأكد من أن الجميع يتلقى نفس المعلومات في الوقت نفسه.
- يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت من اليوم، حيث لا يوجد حد معين للوقت الذي يمكن فيه إرسال بريد إلكتروني، اذ بإلامكان تسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكتروني للجهة وإرسال رسالة إلى أولئك الذين من الممكن مراسلتهم وكذلك الاطلاع على الرسائل الواردة.
- الملفات النصية والرسومات والصوت والصور الثابتة والفيديو سهلة الإرفاق برسائل البريد الإلكتروني، حيث يمكن إرسال المشاريع الكاملة، اى انه بالامكان إرسال أي شيء تقريبا لأي شخص لديه حساب بريد إلكتروني صالح في أي مكان في العالم، وقد يتم في ذلك استخدام برمجيات الضعط المتاحة، كل ذلك بسهولة عبر البريد الإلكتروني، وذلك في حالة أنه لا توجد قيود على حجم الملف.
- لا ضرورة أن يكون صاحب البريد الالكترونى حاضرا لتلقي البريد الإلكتروني، اذ تنتظر رسائل البريد الإلكتروني الأشخاص عند تسجيل الدخول إلى حسابهم، ويتلقى حسابهم بالبريد الإلكتروني ويبلغ المستلم أن هناك رسالة تنتظر، ونظرا لأن غالبا ما يستغرق وقتا طويلا لقراءة بريد إلكتروني أكبر من الوقت اللازم لقراءة البريد الصوتي، فقد يكون هناك بعض التوفير في الوقت باستخدام طريقة الاتصال هذه.
- يمكن طلب دليل الاستلام فجل برامج البريد الإلكتروني تقريبا تسمح للمرسلين بطلب إثبات الاستلام للبريد الإلكتروني المرسل أو الدليل على فتح البريد الإلكتروني.
ثانيا: العيوب
- امكانية كون البريد الإلكتروني في كثير من الأحيان يجبر العمل بتعدد المهام، اذ يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى تكبد الافراد الكثير من وقت عملهم في كل مرة يتم القيام فيها بتحويل المهمة اثناء العمل الى البريد الإلكتروني، واخذ وقتا طال او قصر حسب نوع وحجم البريد الالكترونى للاطلاع والرد.
- البريد الإلكتروني هو احد الطرق للوقوع في مخاطر الفيروسات والبرامج الضارة المحتملة التي يمكن أن تأتي من بريد إلكتروني، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تعرض البيانات والمعلومات الشخصية او للجهة للخطر، ويمكن سرقة المعلومات المالية واستخدامها بسرعة بفضل عمليات الاحتيال الواقعية المستخدمة اليوم، ونظرا لأن هذه المخاطر كبيرة فإن بعض الجهات لديها برامج مضاد للفيروسات والبرامج الضارة وكذلك وجود الجدار النارى.
- البريد الإلكتروني يمكن إساءته بسهولة وبدون قيود، حيث تجد العديد من الجهات أن عمالها قد يرسلون العديد من رسائل البريد الإلكتروني إلى العائلة والأصدقاء بدلا من القيام بالمهمة التي تم تعيينهم للقيام بها.
- ليس كل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة قد يكون انعكاسا مهنيا للحهة، فقد يكون للعمل مع عدد كبير من الافراد توقع مختلف الرسائل التى يتم إرسالها إلى العالم كل يوم، فعملية المراقية والمتابعة لذلك تزداد صعوبة وتاخذ من الوقت الكثير.
- صعوبة الالتزام بصياغة موحدة أو تواقيع تفي بكل الاحتياجات المهنية للجهة للبريد الالكترونى.
اترك تعليقاً